Brukerveiledning Digitalt ledsagerbevis – Administrator fiks forvaltning

Hvordan tar jeg i bruk tjenesten?

  • Logg på som Fiks administrator på https://forvaltning.fiks.ks.no/
  • Velg kommune/konfigurasjon
  • Digitalt ledsagerbevis benytter fiks-tjenester på Fiks plattformen.
    • Svarut
    • Fiks register
    • Fiks dokumentlager
  • Sjekkliste før du aktiverer Digitalt ledsagerbevis
    • Fiks register er aktivert.
    • Dokumentlager er aktivert.
    • Fiks svarut er aktivert.
      • Start med å lage en egen konto for Digitalt ledsagerbevis, den benyttes for utsending av følgebrev. Ved å lage en egne Svarut-konto vil din kommune se påløpte kostnader knyttet til utsending av brev i forbindelse med Digitalt ledsagerbevis.
      • Veiledning for opprettelse av konto. Start fra punkt 4.
      • Ved å ha en egen Svarut-konto så har kommunen mulighet til å spesifisere tittel og avsender på den digitale utsendelsen.
  • Gå inn på flisen Fiks digitalt ledsagerbevis
  • Signer tjenestebilag digitalt, følg skjermbildene. Din kopi av avtalen vil bli sendt til deg via SvarUt til ditt postmottak.

Første gang du setter opp tjenesten:

Du må velge hvilke konto som skal benyttes på Svarut tjeneste. Denne laget du tidligere i veiledningen.

Legg inn postadressen til kommunen og telefonnummeret til kommunen. Dette vil være synlig i bunnteksten på brevene som sendes til innbygger.

Aktiver integrasjon mot Fiks dokumentlager og Fiks melding. Ved å sluttføre konfigurasjon, så godtar du at det blir satt opp en register-rolle, dokumentlagerkonto og en meldingskonto.

  • Registerrollen sørger for at folkeregister-oppslag på fødselsnummer er aktivert.
  • Dokumentlagerkonto kreves for lagring av bilder.
  • Meldingskonto er nødvendig for utsending av SMS for pålogging på app.

Gå inn på fanen for innstillinger og legg inn kontaktinformasjon. Her legger du inn nøkkelpersoner som bør få informasjon om ny funksjonalitet, oppgraderinger og planlagt nedetid.

All informasjon som legges inn kan endres i etterkant.

Vi sender vedtaksbrevet fra journalsystemet vårt.

Den enkelte kommune kan velge om de ønsker å benytte utsending av vedtaksbrev fra saksbehandlingsverktøyet til digitalt ledsagerbevis eller skru det av. For de kommuner som sender vedtaksbrev fra journalsystemet så må utsending av brev skrus av under tjenesten i https://forvaltning.fiks.ks.no.

Tilgangsstyring

Opprett en eller fler admnistrator for tjenesten. En administrator har tilgang til å administrere brukergrupper og brukere som skal benytte digitalt ledsagerbevis.

For å slette en bruker, trykk på fjern.

Brukergrupper – Avdeling/Bydel

Du må opprette minst en brukergruppe for å legge til brukere. Lager du flere brukergrupper for å tilangsstyre tilganger til Digitalt ledsagerbevis så vil brukere ikke ha tilgang til de(n) andre avelingen(e) sine data uten at den er registrert i begge gruppene.

Eksempel:

Brukergruppe – Avdeling 1 har medlemmene Ina, Per og Pål

Brukergruppe – Avdeling 2 har medlemmerene Kari, Line og Pål

Pål har tilgang til å administrere ledsagerbevis på avdeling 1 og 2. Pål må bytte avdeling avhengig av hvilken avdeling har skal utføre oppgaver for. Å bytte avdeling gjøres enkelt ved å klikke bytt øverst i skjermbildet.

Ina og Per har bare tilgang til å administrere ledsagerbeivs på avdeling 1 og har ikke innsyn til avdeling 2.

Kari og Line har bare tilgang til administrere ledsagerbeivs på avdeling 2 og har ikke innsyn til avdeling 1.

Administrasjon av brukergrupper og brukere gjøres under fanen for brukergrupper. Du kan enkelt opprette og slette brukere så lenge du har administrator rettigheter på tjenesten Fiks digitalt ledsagerbevis.