Spørsmål og svar om mottak av bekymringsmeldinger – juni 2023

5. juni sendte Visma ut informasjon til kommuner om en teknisk feil ved mottak av bekymringsmeldinger. Vi oppdaterer denne siden fortløpende ut fra spørsmål vi får fra kommuner.

Ta kontakt med oss på e-post fiks@ks.no hvis du trenger bistand eller mer informasjon.

13. juni organiserte KS et erfaringsdelingsmøte, som ga kommuner mulighet til å dele erfaringer om håndtering av avviket, og det ble drøftet tiltak som kan gjøres i den enkelte kommune, uavhengig av fagsystem, for å styrke kontrollen over bekymringsmeldinger som sendes digitalt.
Lenke til innkallelse med bakgrunn for møte.

Opptak av erfaringsdelingsmøte 13. juni kan de se her.

Svar på ofte stilte spørsmål til KS

Er det fortsatt fare for at nye bekymringsmeldinger som er sendt gjennom portalen, blir borte?

Nei.

Alle nye meldinger som ble sendt etter fredag 2. juni kl. 14.30, lagres i minst 30 dager.
Som midlertidig tiltak har KS økt lagringstid for bekymringsmeldinger som sendes gjennom Nasjonal portal for bekymringsmelding til Visma Familia og andre fagsystem fra 14 dager til 30 dager. Dette gir kommunene tid til å rette feilen.

Visma sendte veiledning til alle berørte kommuner om hvordan feilen skal rettes. Vi sjekker i løpet av juni med Visma om feilen er rettet hos alle berørte kommuner. Hvis det viser seg at noen kommuner trenger mer tid, vil vi øke lagringstiden. Dermed kan du være sikker på at ingen nye meldinger blir borte på grunn av feilen.

Stemmer det at KS har en back-up av bekymringsmeldinger som ble sendt de siste 30 dagene?

Ja.
Meldinger som ble mottatt gjennom fagsystemet etter 2. juni kl. 14.30, lagres i 30 dager. Tidligere lagret vi meldinger i 14 dager.
Fra 30. juni har vi også økt lagringstid for meldinger som mottas manuelt fra 14 dager til 30 dager. I høst vil vi vurdere lagringstid på nytt, basert på rapporten som Bufdir vil levere.

Hvor finner jeg oversikt over bekymringsmeldinger sendt gjennom portalen?

Full oversikt over kommunens innkommende bekymringsmeldinger finner du i Fiks forvaltning under tjenesten. Du kan benytte denne direktelenken: https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/tjenester/bufdir.bekymringsmelding/oversikt/meldinger

Dette krever at man har tilgang til Fiks bekymringsmelding på administratornivå, eller tilgang som hovedadministrator på Fiks-plattformen.

Hvilken informasjon kan jeg finne om bekymringsmeldinger som er sendt gjennom portalen?

Du kan finne følgende informasjon om bekymringsmeldinger som er sendt gjennom portalen, også om de meldingene som ikke har blitt lagret i fagsystemet grunnet feilen:

  • dato og klokkeslett
  • om meldingen ble sendt som melding fra privatperson eller fra offentlig melder med meldeplikt og taushetsplikt.
  • for kommuner som har bydelsmottak: hvilken bydel meldingen ble sendt til
Hvor i loggen ser jeg om en bekymringsmelding kom fra en privatperson eller en offentlig melder?

Ansatte i kommunen med administratortilgang kan gå inn på https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/tjenester/bufdir.bekymringsmelding/oversikt/meldinger.
Der kan du søke basert på bekymringsmeldings-ID/referansenummeret.

  • Se under ‘Handlinger’.
  • Trykk på ‘Vis historikk for melding’.
  • Du får opp en vertikal tidslinje. Sjekk under ‘Sendt fagsystem’.
  • Der er det eget punkt ‘Meldingstype’.
  • Under meldingstype så står det om bekymringsmeldingen ble sendt fra en offentlig eller privat melder:

no.ks.fiks.bekymringsmelding.privat.v1  for privat

no.ks.fiks.bekymringsmelding.offentlig.v1  for offentlig

Hvis din kommune har bydeler, kan tilgang på denne siden være forskjellig per bydel. Sjekk derfor om du har tilgang til alle bydeler når du sjekker loggen.

Er det noe vi kan gjøre for å finne tilbake til innhold i meldinger fra offentlige meldere?

Offentlige meldere som sender inn melding gjennom portalen direkte fra fagsystem, har meldingen lagret i fagsystemet de sendte melding fra.

Offentlige meldere som sender inn melding gjennom nettsiden (https://bekymringsmelding.fiks.ks.no/offentlig), får en pdf-versjon av meldingen etter innsending. Dette er en kvittering som kan lastes ned eller skrives ut. I kvitteringen finnes også et referansenummer. Referansenummeret er det samme som ID-en i loggen som administrator ser i loggen på forvaltning.fiks.ks.no.

Hvis du vet når meldingen ble sendt, og at den kom fra en offentlig melder, er det altså sjanse for å finne tilbake til innhold i meldingen via saks-/arkivsystemet fra virksomheten hvor meldingen ble sendt fra. Det er dessverre ikke mulig å finne ut om en bekymringsmelding har blitt sendt fra et fagsystem eller fra portalens nettside.

Vi mottar ikke bekymringsmeldinger i fagsystemet, men laster dem ned manuelt. Er vi berørt?

Nei. Kun kommuner som mottar bekymringsmeldinger gjennom ‘SvarInn-adapteret’ som Visma Familia bruker, er berørt. Kommuner som har et oppsett der de laster ned bekymringsmeldinger manuelt, er ikke berørt. Alle bekymringsmeldinger har kommet fram.
Kunder som mottar meldinger gjennom Fiks IO, er heller ikke berørt.
Så vidt vi har fått informasjon om fra Visma, er det kun kommuner som mottar meldinger i Visma Familia, og ikke andre fagsystem, som er berørt.
Også hvis du mottar bekymringsmeldinger i Visma Famila, kan det hende at ingen bekymringsmeldinger har blitt borte. Følg veiledning fra Visma for feilsøking.

Kommunen mottar også bekymringsmeldinger og ordinær post gjennom SvarInn til Visma Familia. Kan disse forsendelsene også være borte?

Svarene ovenfor gjelder bekymringsmeldinger som ble sendt gjennom Nasjonal portal for bekymringsmelding.

Viser feilsøkingen fra kommunen, med hjelp av Visma, at det er forsendelser til Visma Familia som ble sendt gjennom SvarUt/SvarInn som ikke har blitt lagret?

Disse forsendelsene vil du kunne identifisere fra feilsøkingen. Da kan du laste ned disse forsendelsene manuelt fra SvarUt. Her følger oppskriften, som også Visma har sendt ut:

Gå til https://svarut.ks.no/forsendelser

  • Velg innkommende.
  • Velg Visma Familia mottakersystemet.
  • Velg dato slik at en får opp brev for den dagen lagringsfeilen gjelder.

Mottatt dato vil være litt før tidspunktet i loggen. Når en åpner forsendelsen, vil loggen ha samme tidspunkt på lest. Loggen vil si noe slikt:

02.06.2023 13:46:58 – Bekreftet mottatt av mottaker 4206_visma_familia (233a913b-dc04-4da0-9ba6-e1a79c8670fc)

Datoen og tidspunktet her skal stemme med logginnslaget i loggen til visma.

Her kan det altså være alle typer forsendelser til Visma Familia, både bekymringsmeldinger og andre dokumenter.
Bekymringsmeldinger som er sendt gjennom Nasjonal portal for bekymringsmelding sendes ikke gjennom SvarUt, og finnes ikke på denne måten.

Når sender portalen bekymringsmeldinger per brevpost?

Hvis portalen får varsel fra fagsystemet om at en bekymringsmeldingen ikke kan hentes, sendes den direkte til print, og sendes per brevpost til barneverntjenesten.
Hvis portalen ikke får en kvittering fra fagsystemet om at bekymringsmeldingen er hentet innen 40 virketimer, sendes meldingen også per post.
Feilen i Visma Familia gikk ut på at fagsystemet sendte en kvittering til portalen om at melding var hentet, uten at det kom fram at meldingen faktisk ikke ble lagret der. Derfor har disse meldingene ikke gått til print og postforsendelse.

De fleste kommuner mottar bekymringsmeldinger direkte i et fagsystem, mens noen laster ned meldinger manuelt fra portalen. Brevpost brukes likevel som alternativ når portalen ikke får kvittering om mottak fra fagsystemet. Men i dette tilfellet sendte fagsystemet altså kvittering. Disse tidspunktene vises også i loggene fra portalen. Loggen i portalen har ingen informasjon om hvilke meldinger som ble berørt av feilen. Feilsøking kan altså kun gjøres med hjelp av data fra Vismas løsning.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Er det tenkt at vi bør følge med på feillogger fremover? Vil eventuelle feilkoder fremgå i statistikken på KS?

Hvis KS (Nasjonal portal for bekymringsmelding) får feilmelding fra Visma Familia at bekymringsmelding ikke er mottatt, sendes bekymringsmelding i print. Feilen hos Visma Familia som ble oppdaget, var at feilmelding ikke ble sendt til KS. Denne feilen skal være rettet, hvis kommunen har fulgt instrukser fra Visma Familia. Visma veileder kunder om feilsøking og feilretting i Visma Familia. Kommuner har nå behov for å vite at alt er riktig, og derfor kontrollerer mange antall bekymringsmeldinger fra Nasjonal portal for bekymringsmelding, med antall meldinger som er mottatt i fagsystem. Antall meldinger fra portalen kan man følge med på gjennom https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/tjenester/bufdir.bekymringsmelding/oversikt/meldinger. Flere kommuner har laget en løsning for å lettere ha oversikt over antall meldinger. De vil dele hvordan de har gjort dette, og vi vil gi mer informasjon på denne siden når vi har et område for deling.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Kan barneverntjenesten få en rapport hver 30. dag (eventuelt hver 14. dag) fra portalen? Vi ønsker å ha en manuell sjekk på at bekymringsmeldinger faktisk er kommet inn i Familia, ihvertfall i en periode.

Antall meldinger fra portalen kan man følge med på gjennom vår selvbetjeningsløsning https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/tjenester/bufdir.bekymringsmelding/oversikt/meldinger. Flere kommuner har laget en løsning for å lettere ha oversikt over antall meldinger. De vil dele hvordan de har gjort dette, og vi vil gi mer informasjon på denne siden når vi har et område for deling.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Har KS kontroll på om det går flere meldinger til printtjeneste som burde gått inn i journalsystem? Burde det vært en kontroll på det? Indikasjon på feil?

Uken etter at avviket ble kjent, gikk 6% av meldingene gått til print. Det er samme andel som de siste 2 årene. KS har flere overvåkingsmekanismer over portalen, og reagerer ved indikasjoner av feil.
Det stemmer at flere meldinger går til print hvis fagsystem ikke kan hente meldinger, men feilen hos Visma Familia gikk ut på at fagsystem feilaktig ga beskjed om at melding faktisk var hentet og lagret.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Kva er KS sitt ansvar for dette Nasjonale systemet?

KS Digitale fellestjenester har utviklet portalen på oppdrag av, og i samarbeid med Bufdir. KS Digitale fellestjenester har ansvar for drift av portalen, mens Bufdir gir råd om det barnevernfaglige innhold og for at portalen er i henhold med barnevernregelverket.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Hvem i en kommune anbefaler dere har tilgang til NPB?

Det vil være forskjellig per kommune, men i mange tilfeller er det systemansvarlig som har tilgangen. Hvis en kommune ikke har satt opp integrasjon med fagsystem, og meldinger må lastes ned manuelt fra portalen, er det også naturlig at en ansatt i barneverntjeneste laster ned meldinger. Det ble nevnt på møte at det er viktig at IT, arkiv og barnevern har et godt samarbeid i kommunen for å bruke portalen riktig.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Er det mulig å nytte muligheten dette møte gir oss til også å få informasjon om hvem i KS som sitter på ansvaret for utformingen av selve “bekymringsskjemaet” som nyttes i Nasjon portal? Dette spesifikt for offentlige meldere og personer med meldeplikt. Som barnevernleder tenker jeg at dette skjemaet har en vesentlig svakhet, knyttet til at det ikke kommer frem hvorvidt meldingen er inngitt med eller uten samtykke.

Angående dette spesifikke ønske om å ta med samtykke: I samråd med brukerrådet og Bufdir, kommer det nye felt inn i meldingsskjema om samtykke og synspunkter i løpet av året. Endringene som vi nå holder på å utvikle på brukermøtet i april. Opptaket finner du på denne siden (passordet for siden = ‘svarut’). Fra ca. 14. minutt til 19. minutt. presenteres hvordan samtykke og synspunkter vil tas inn.
Generelt om endringsønsker: Send innspill til fiks@ks.no. Alle innspill blir vurdert. Vi har et brukerråd for hver av våre tjenester, som er et rådgivende organ for prioritering og videreutvikling av tjenestene. Ta kontakt på fiks@ks.no hvis du er interessert

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Systemeigar har eit ansvar, men kva medansvar har KS for å sikre at meldingar meldt via bekymringsportalen kjem fram?

KS har ansvar for at melding sendes via posten, dersom fagsystem ikke henter eller sender feilmelding til KS. KS gir informasjon til kommunene gjennom dashboardet på https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/tjenester/bufdir.bekymringsmelding/oversikt/meldinger om meldinger.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Er det muleg med ei tydeleg presisering av informasjonen som vert gitt før ein loggar seg på skjema og at dette vert gjenteke i sjølve skjemaet. Informasjonen om barnevernstenesta si plikt til å gi tilbakemelding til meldar innan tre veker bør kome fram og ei oppmoding til den som melder om å ta kontakt med barnevernstenesta om dei ikkje får slik tilbakemelding.

I samråd med Bufdir er det lagt inn en oppfordring til offentlig melder å ta kontakt med barnevernet dersom man ikke får tilbakemelding innen 21 dager. Offentlig melder oppfordres også til å lagre meldingen med referansenummeret et trygt sted, og bruke referansenummeret i kontakt med barnevernet.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Kan de som har lagd monitorering dele på feks community hvordan IKT har gjort dette? Hørtes ut som en veldig god idè og da slipper vi finne opp hjulet på nytt

KS har tatt kontakt med deltakerne som meldte at de hadde laget slike script, men vi har ikke f¨ått noen tilbakemeldinger. Hvis noen vil dele script: ta kontakt med oss på fiks@ks.no.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Finnes det en mulighet for automatisk arkivering til kommunens sak og arkivsystem (eventuelt fagsystem som har arkivkjerne) av kvitteringen man får når man er offentlig melder?
Tenker da på når offentlig melder ikke har mulighet til å melde via fagsystem men må gjøre dette via portalen.

Denne muligheten finnes ikke. Melder må laste ned pdf-en fra nettsiden, og arkivere den. Vi håper at flere fagsystem etter hvert vil ta i bruk portalens API. Da vil meldingen bli opprettet og sendt fra samme system, og automatisk være lagret der.

Spørsmål fra erfaringsdelingsmøte: Hvordan kan vi som kommune få innsyn i logikk og teknisk dokumentasjon for å gjøre egne risikovurderinger?

KS har laget maler dere kan ta utgangspunkt i når dere gjør deres egne risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) og vurderer personvernkonsekvenser (DPIA). Vi håper malene kan være til hjelp, men dere må selv gjøre deres egne vurderinger og tilpasse innholdet til kommunens situasjon. Malene finner dere på denne siden, sammen med produktbeskrivelsen.

Mer informasjon om selve arkitekturen finner du på https://developers.fiks.ks.no/tjenester/bekymringsmelding/.