1. januar 2020 slår svært mange kommuner seg samme til 43 nye kommuner. I de fleste tilfellene går kommunene sammen i en helt ny kommune, med nytt kommunenummer og nye organisasjonsnummer.

Vi bruker den nye Senja kommune i det nye Finnmark og Troms fylke som eksempel. Det er dagens Tranøy, Torsken, Berg og Lenvik i Trom som slår seg sammen. Senja kommune blir en ny juridisk enhet og får det nye kommunenummeret 5421.

SvarUt

I vårt eksempel er allerede det nye organisasjonsnivået 5421_senja_kommune opprettet. Her er det også opprettet fem nye avsendersystemer for den nye kommunen, som vist i figuren til høyre.

Men de kan også flytte også avsendersystemer fra dagens kommuner til den nye. La oss, kun som et eksempel, tenke oss at det er ønskelig å videreføre bruken av Visma Flyt Voksenopplæring, som i dag benyttes i Lenvik kommune, i den nye Senja kommune.

Flytting av et avsendersystem skjer alltid med utgangspunkt i kommunen systemet skal flyttes fra. Man klikker på avsendernavnet, velger fanen “Admin” og angir til hvilken organisasjon systemet skal flyttes, som vist her:

Merk at navnene på mottakersystemene altså ikke kan endres. Men det spiller heller ingen rolle!

Det viktigste er likevel at alle systemer som skal videreføres flyttes til 5421_senja_kommune, fra alle dagens fire kommuner. Når alt er flyttet over skal organisasjonsnivået til de gamle kommunene deaktiveres.

Viktig!

  • Det er viktig at alle avsendersystemer som skal videreføres flyttes til rett organisasjonsnivå før nyttår, av hensyn til KS’, Difis og Grafisk Digitals fakturering for bruk!
  • Sjekk også alle org.nummer som er registrert under fanen “ReturAdresse/Forside”, slik at disse viser org.nummeret som kommunen ønsker at mottaker av post skal bruke for å sende svar tilbake til kommunen. Dersom org.nummeret er endret som følge av kommunereformen må dete også endres i SvarUt, i alle avsendersystemer.

SvarInn

I SvarInn er det kun navnet på mottakersystemene som bør endres, slik at de starter med korrekt kommunenummer. Her har vi tatt utgangspunkt i at mottakersystemet for Torsken skal videreføres i Senja, noe som riktignok neppe skjer…

De går inn i https://svarut.ks.no/ og velger “Mottakersystem” og får menyen vist til høyre. De klikker på hver av de to mottakersystemene og endrer navnet på dette, som vist her:

Viktig!

  • Sjekk alle org.nummer som er registrert under fanen “Organisasjoner”, slik at disse viser org.nummeret som er knyttet til den aktuelle enheten i den nye kommunen. Dersom org.nummeret er endret som følge av kommunereformen må disse også registreres her. Og husk å sjekke alle kommunens mottakersystemer.
  • Vi anbefaler imidlertid å beholde de gamle org.numrene i en periode, slik at post som er feiladressert likevel importeres gjennom SvarInn.
  • Mottakersystemer som ikke skal videreføres skal deaktiveres i fanen “Administrasjon”.

Digisos Søknad

Det rent tekniske ved Digisos Søknad er bruk av SvarInn for mottak av de digitale søknadene om økonomisk sosialhjelp. Systemet sentralt hos NAV sender disse til det org.nummeret som kommunen har gitt beskjed om. Vanligvis er dette org.nummeret til NAV-enheten i kommunen. Dersom din kommune har tatt i bruk Digisos Søknad og dere skal endre org.nummeret som benyttes som adresse, må dette skje i tidsrommet mellom 27. desember klokken 00:00 og 1. januar klokken 09:00.

Det er da også svært viktig at det blir sendt melding til digisos@nav.no med informasjon om det nye org.nummeret som skal benyttes. Frist for å sende denne meldingen er 19. desember.