1. januar 2020 slår svært mange kommuner seg samme til 43 nye kommuner. I de fleste tilfellene går kommunene sammen i en helt ny kommune, med nytt kommunenummer og nye organisasjonsnummer.

Men i noen tilfeller går en eller flere kommuner inn i en eksisterende kommune. Denne kommunen skal altså videreføres og beholder sitt organisasjonsnummer.

Vi bruker Fusa og Os kommuner i dagens Hordaland fylke som eksempel. Her vil Fusa gå inn i Os kommune. Den nye kommunen endrer samtidig navn til Bjørnafjorden. Men det er organisasjonsnummeret til Os kommune som videreføres i den nye kommunen. I dette tilfellet får vi altså ikke en ny juridisk enhet. Os kommune har bare vokst og endret navn, mens Fusa opphører som egen kommune.

SvarUt

I vårt eksempel har kommunene valgt å få opprettet et nytt organisasjonsnivå, 4624_bjornafjorden_kommune. Her oppretter de avsendersystemer tilknyttet nye fagsystemer i den nye kommunen, slik de har gjort tidligere i de gamle kommune.

Men de flytter også avsendersystemer fra dagens kommuner til den nye, noe vi ser i menyen for konfigurasjon av SvarUt. Her er det allerede opprettet fire nye avsendersystemer knyttet til Bjørnafjorden kommune. Men vi ser også at sak/arkivsystemet er flyttet fra 1243_os_kommune til 4624_bjornafjorden_kommune. På denne måten slipper kommunen å gjøre noen andre endringer i konfigurasjonen av avsendersystemet, utover det åpenbare i f.eks. navn og postadresse til den nye kommunen.

Flytting av et avsendersystem skjer alltid med utgangspunkt i kommunen systemet skal flyttes fra. Man klikker på avsendernavnet, velger fanen “Admin” og angir til hvilken organisasjon systemet skal flyttes, som vist her:

Merk at navnene på mottakersystemene altså ikke kan endres. Men det spiller heller ingen rolle!

Det viktigste er likevel at alle systemer som skal videreføres flyttes til 4624_bjornafjorden_kommune, både fra dagens Os og fra Fusa. Når alt er flyttet over skal organisasjonsnivået til de gamle kommunene deaktiveres.

Andre kommuner velger å beholde det ene eksisterende organisasjonsnivået og eventuelt flytte avsendersystemer fra de øvrige kommunene inn i de ene som skal videreføres. Aurskog-Høland kommune i Akershus har valgt denne løsningen. Her vil Rømskog kommune i Østfold innlemmes i den nye kommunen som får navnet Aurskog-Høland kommune, men nå i Viken. Eventuelle avsendersystemer i Rømskog kommune som skal videreføres i den nye Aurskog-Høland kan flyttes på samme måten som vist for Os, Fusa og Bjørnafjorden.

Når det ikke er flere avsendersystemer som skal videreføres i Rømskog kommune, deaktiveres organisasjonsnivået til kommunen.

Viktig!

  • Det er viktig at alle avsendersystemer som skal videreføres flyttes til rett organisasjonsnivå før nyttår, av hensyn til KS’, Difis og Grafisk Digitals fakturering for bruk!
  • Sjekk også alle org.nummer som er registrert under fanen “ReturAdresse/Forside”, slik at disse viser org.nummeret som kommunen ønsker at mottaker av post skal bruke for å sende svar tilbake til kommunen. Dersom org.nummeret er endret som følge av kommunereformen må disse også endres i SvarUt.
  • Organisasjonsnivåer som ikke skal videreføres skal deaktiveres.

SvarInn

I SvarInn er det kun navnet på mottakersystemene som bør endres, slik at de starter med korrekt kommunenummer. Her er et tenkt eksempel der mottakersystemet for PPT i Os skal videreføres i Bjørnafjorden kommune. Her endres derfor navnet på mottakersystemet.

De går inn i https://svarut.ks.no/ og velger “Mottakersystem” og får menyen vist til høyre. De klikker på hver av de to mottakersystemene og endrer navnet på dette som vist her:

Viktig!

  • Sjekk alle org.nummer som er registrert under fanen “Organisasjoner”, slik at disse viser org.nummeret som er knyttet til den aktuelle enheten i den nye kommunen. Dersom org.nummeret er endret som følge av kommunereformen må disse også registreres her. Husk å sjekke alle mottakersystemer.
  • Vi anbefaler imidlertid å beholde de gamle org.numrene i en periode, slik at post som er feiladressert likevel importeres gjennom SvarInn.
  • Mottakersystemer som ikke skal videreføres skal deaktiveres i fanen “Administrasjon”.

Oppsummering

Etter at alt er endret i SvarUt og SvarInn skal det altså ikke ligge igjen noe som helst som er knyttet til kommuner og fylkeskommuner som opphører å eksistere!