Digitalt førstevalg

I Regjeringens strategi for fornying av offentlig sektor fra 2007, og i Statens kommunikasjonspolitikk fra høsten 2009, slås det fast at elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggerne og offentlige virksomheter.

Utsending av post
Post fra Sortland kommune skal nå sendes digitalt og vi har valgt løsningen Svar UT fra KS som vår leverandør for digital post ut.

Implementering og opplæring av saksbehandlere skjer avdelingsvis.
Vi starter med de av dere som jobber i Websak, andre fagsystemer blir lagt til etterhvert. Opplæring og rutinebeskrivelser kommer.

Målet er at post fra Sortland kommune skal sendes digitalt fra 1. april 2016, men pga forsinkelser i implementeringen blir denne datoen forskjøvet litt frem i tid.

Sikker digital postkasse

Hva er KS SvarUT
KS SvarUt er en felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for å formidle digital post fra kommunale sakarkiv og fagsystemer til både innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. Hensikten er å formidle dokumenter fra kommunal sektor rimelig, effektivt og sikkert.

Dokumentene lagres i et forsendelsesarkiv, og er tilgjengelig i tre måneder. Varsel om post blir sendt via Altinn til mottaker. I dette varselet er det en lenke til dokumentet i forsendelsesarkivet. KS SvarUT registrerer automatisk hvem som ikke åpner det elektroniske brevet innen en gitt frist (2 dager) og sørger da for at det blir sendt som vanlig brevpost.

KS SvarUT ivaretar kravet om samtykke, slik det er satt opp i eForvaltningsforskriften.
Det betyr at mottaker kan velge om han ønsker å motta brev i digital form eller ikke.
Dersom mottaker ikke har valgt å reservere seg fra å motta digital post er dette førstevalget/hovedregelen.

Ansvarlig for implementeringen av SvarUT i Sortland kommune er IKT-avdelingen og Fellestjenesten.

Rådmann
Sortland kommune

—–
Kommentar fra KS:
Etter 1. januar 2016 bortfaller samtykkeregimet. All offentlig forvaltning, også kommuner og fylkeskommuner, er da pliktig til å slå opp i Kontakt- og reservasjonsregisteret for å sjekke om privatpersonen har reservert seg mot digital kommunikasjon før det sendes noe digitalt. Tidligere samtykker anses som ugyldige og det er ikke lov til å innhente nye samtykker om å kommunisere digitalt.