Rutine for avtaleinngåelse

Når en ny kunde ber om avtale gjør vi følgende:

  1. Åpner “Avtale KS FIKS SvarUt.docx” i mappen “\Dropbox\KommIT – SvarUt\Avtaler\2017 Avtalesett”. Erstatter “XXX” med kommunen eller virksomhetens navn og lagrer dette i PDF-format på “\Dropbox\KommIT – SvarUt\Avtaler\Avtaler mellomlagring”
  2. Send avtaledokumentet og alle bilagene i “\Dropbox\KommIT – SvarUt\Avtaler\2017 Avtalesett”. Husk å velge riktig bilag 5. Alt dette sendes som enkeltdokumenter. Jeg bruker følgende tekst i eposten:Her kommer det komplette avtalesettet. Dere skal altså signere selve avtaledokumentet og fylle ut bilag 4. Så skanner dere avtaledokumentet og samtlige 7 bilag til én pdf-fil og sender den tilbake til oss. Så skal jeg sørge for kontrasignatur fra KS.
    Samtidig oppretter jeg da kommunen som bruker av SvarUt og vil gi tilgang til https://svarut.ks.no til den som i bilag 4 er utpekt som lokal administrator. Innlogging skjer gjennom ID-porten. Jeg må derfor ha vedkommendes fulle fødselsnummer. Det kan sendes i epost til meg eller alternativt i SMS til 90653432.

  3. Når avtalesettet kommer tilbake fra kunden signeres dette av KS, skannes og returneres kunden.
  4. I noen tilfeller kommer avtalesettet med bilag 5 uten priser. Da må disse sidene erstattes med korrekt bilag 5, f.eks. ved bruk av Adobe Acrobat (fullversjonen).
  5. Send kopi av avtalen til arkivet på ks@ks.no.
  6. Lagre også en kopi av avtalen i “\Dropbox\KommIT – SvarUt\Avtaler\Avtaler mellomlagring” med filnavnet “… – signert av begge parter”

 

Oppdatering av Avtaleoversikt

Det er viktig å oppdatere “Avtaleoversikt.xlsx” i “\Dropbox\KommIT – SvarUt\Avtaler” fortløpende. Alle kommuner er allerede registert, også de som ikke har avtale. Andre kunder opprettes nederst i regnearket.

Det må ikke foretas noen endringer av strukturen i regnearket, da det inngår i dataene for statistikker og fakturering.