Fiks del dokument er en tjeneste for å dele dokumenter på en trygg og sikker måte. Med denne tjenesten kan du dele dokumenter og alle filtyper på opptil 5 GB. Ved opplastning spesifiserer du hvor lenge dokumentet skal være tilgjengelig for nedlastning. Når denne perioden er utløpt, blir dokumentet slettet.

Hvordan komme igang?

  1. signere avtaler med KS: 
  • hovedavtale om løpende tjenestekjøp (signeres av rådmann/kommunedirektør og sendes til KS på e-post til fiksavtaler@ks.no
  • tjenesteavtale (tjenestevedlegg) for Fiks del dokument (signeres digitalt via forvaltningssiden til Fiks-plattformen)
  1. gjennomføre DPIA 
    Avtalene og maler dere kan bruke til DPIA, finner dere på https://ksdif.no/fiks/avtalen/   

Hvordan konfigurere tjenesten?

Lokal administrator for Fiks logger inn på https://forvaltning.fiks.ks.no og velger “Konfigurasjon”. Deretter tar lokal administrator i bruk tjenesten, ved å klikke på “Ta i bruk”.

Det må først opprettes én eller flere kontoer for bruk.

Det eneste som skal angis er et navn på kontoen. Deretter skal det opprettes bruker(e) som får tilgang til å dele dokumenter. Brukerne registreres med fullt fødselsnummer og navn.

Hvordan bruke tjenesten?

Brukeren skal logge inn i https://forvaltning.fiks.ks.no og velge “Del dokumenter”:

Deretter skal brukeren angi hvilken konto som skal benyttes, i dette tilfellet den nyopprettede kontoen Avtaledokumenter, hvem dokumentet skal deles med og hvor lenge dokumentene skal være tilgjengelig for mottaker. Så laster brukeren opp dokumentene og klikker [Del dokument].

Dokumenter kan deles med privatpersoner og/eller virksomheter. For å dele med privatpersoner skal det angis fullt fødselsnummer. Virksomheter må adresseres med organisasjonsnummeret. Dersom dokumentet er delt med en virksomhet kan det kun åpnes av personer i virksomheten som har rollen “Post/arkiv” i Altinn.

Det er ikke mulig å dele dokumenter dersom man ikke har mottakers fødsels- eller organisasjonsnummer.

Når brukeren har klikket [Del dokument] svarer tjenesten følgende:

Her ligger den en ferdig lenke til selve dokumentet (eller dokumentene). Denne må kopieres og limes inn i en e-post som sendes til den/de som skal laste ned dokumentet.

Merk at det ikke er noe sikkerhetsmessig problem å sende lenken i en e-post eller i andre usikre kanaler. Sikkerheten er knyttet til selve nedlastingen.